Tietosuoja seloste Iloaa Oy

27. heinäkuuta 2020

Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §

Rekisterien pitäjä Iloaa Oy Tuurakuja 9, 90460 Oulunsalo satu@iloaa.fi 040-9633145

Rekisteristä vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Satu Herukka, psykoterapeutti, toimintaterapeutti ylempi AMK, yrittäjä Puhelin 0409633145

Rekisterin nimi Iloaa Oy:n asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/rekisterin ja osarekisterin käyttötarkoitus Asiakkaan tutkimuksen ja hoidon järjestäminen ja toteuttaminen sekä terapiapalvelujen laskutus. Henkilötietojen käsittely on tarkoitettu asiakassuhteeseen. Yrityksellä on käytössä Minduu Pro-ohjelma Kanta yhteydellä.

Rekisterin tietosisältö Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot -nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, yhdyshenkilö/lähiomainen, terapiasopimuksessa/suunnitelmassa yksilöidyt tiedot, terapiamuistiinpanot. Laskutusosoite, potilaan nimi, henkilötunnus, maksusitoumuksen numero, terapioiden käyntikerrat ja päivämäärät. Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys: rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä Lait: Henkilötietolaki 11§, 12§ (523/1999) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13§ (785/1992) Tietojen yhdistäminen muihin rekistereihin: ei yhdistetä

Säännönmukaiset tietolähteet Asiakkaalta itseltään saadut tiedot. Asiakkaan suostumuksella asiakkaan omaisilta ja hoitavilta yksiköiltä, sekä Kelalta saatavat tiedot. Tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset Rekisteritietoja luovutettaessa noudatetaan henkilötietolakia lakia potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13§, muut 653/2000 ja asiakkaan kanssa tai alaikäisen huoltajien kanssa tehtyä terapiasopimusta/suunnitelmaa. Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää Iloaa Oy. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä, henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Tietoja luovutetaan vain lakiin perustuen tai luvallanne. Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä. Jatkohoitotilanteessa asiakkaan potilasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle. Asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle.

Rekisterin suojauksen periaatteet 1.Manuaalinen aineisto 2.Aineistot säilytetään lukitussa kaapissa, johon on pääsy vain terapeutilla itsellään. Hän valvoo aineistoa. 3.Sähköisesti tallennetut tiedot 4. Aineistot säilytetään Minduu Pro järjestelmässä /Kannassa ja laskutus tiedot terapeutin muistitikulla. Laite jolla tietoja käsitellään on suojattu salasanalla ja suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Laskutukseen käytettävää muistitikkua säilytetään lukitussa tilassa manuaalisen paperisen laskutus aineiston kanssa. Tietoja ei ole muualla. 5. Laskutustiedot ovat muistitikulla ja paperisena 6.Iloaa Oy käsittelee laskutustiedot tietokoneella, jonka käyttö on suojattu salasanalla. Tietokone on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja sen käyttöä valvotaan. 7.Laskutuslistat ja reittiliitteet 8.Laskutuslistat ja reittiliitteet on suojattu salasanalla, paperiversiot säilytetään muun manuaalisen aineiston kanssa lukitussa tilassa.

Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Kaikkiin asiakasrekistereihin ja osarekisteriin kirjattuihin henkilökohtaisiin tietoihin liittyy tarkastusoikeus (Henkilötietolaki 26§) Tietoihin on oikeus tutustua ja saada itseään koskevat asiakastiedot kirjallisena. Pyyntö esitetään hoidon järjestämiseen, terapiasopimukseen ja hoitopalautteisiin ja muihin rekisteritietoihin liittyvissä kysymyksissä suoraan terapeutillenne Satu Herukalle, joka antaa tiedot tarkastettuaan asiakkaan henkilöllisyyden tai kysyjän lakiin perustuvan oikeuden pyytää tietoja. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internet -sivuilta saatavissa olevaa lomaketta.

Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Pyynnössä pitää perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internet -sivuilta saatavissa olevaa lomaketta. Henkilörekisteriin tallennetun henkilötiedon korjausvaatimus: Korjausvaatimus esitetään terapeutille joka ylläpitää rekisteriä Satu Herukalle.

Muut mahdolliset oikeudet Henkilötietolain (523/99) mukainen informointi Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää Iloaa Oy / terapeuttinne. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä luovutetaan vain lakiin perustuen tai luvallanne. Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä. Teillä on mahdollisuus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonne.

Iloaa Oy:n potilasasiamiehenä toimii

Asianajotoimisto Ismo Saarinen Ky

puhelin 09 477 2356

ismo.saarinen@saarinenlaw.fi

Jaa tämä sivu